Magánhasználat kiszámlázása 3 egyszerű lépésben
Szerző: telkontroll.hu, 2022-05-01 Update: 2022-05-01 06:43:28
Éves szinten egy cégnél a magánhasználat többszázezer, de flotta mérettől függően, akár a több millió forintot is elérheti. A legtöbb cég azért nem számlázza tovább ezt a bizonyíthatóan nem céges ügyben elkötött, kútba dobott, összeget mert nem tudják, hogyan kezdjenek neki. Túl sok időbe telne egy kollégának hónapról-hónapra ellenőrizni és szétválogatni a telefonszámla tételeit. A ráfordított munkaidő megtérülését bizonytalannak látják, nem tudják mit nyernek vagy veszítenek vele. Ezért inkább elfogadják ezt egy járulékos veszteségnek.
Amikor a Flotta-Kontroll rendszerbe betöltjük egy cég 2-3 havi telefonszámláját, a cégvezetés megdöbbenve tapasztalja, hogy a magánhasználat milyen jelentős részét teszi ki a telefonszámlájának.
A helyzet a cég szempontjából egyre csak rosszabb lesz!
Ahogy a technológia fejlődik évről-évre jelennek meg az újabb és újabb mobilhálózaton keresztül igénybe vehető szolgáltatások, melyek havi vagy eseti díjait a telefonszámlában érvényesíti a szolgáltató.
A céges telefon nem ajándék! Erről már korábban is írtunk. A nulladik lépés a károk enyhítésében a Telefonhasználati Szabályzat megalkotása és a dolgozókkal történő betartatása!
A Flotta-Kontroll rendszerrel három egyszerű lépésben megteheted ezt. A rendszer használatbavétele után egy erre kijelölt kollégának tényleg csupán havi 1-2 óra munkába telik a teljes cég telefonhasználatának feldolgozása.
1.) Töltsd be a telefonszámládat a Flotta-Kontroll rendszerbe
Ez többféleképpen történhet:
- automatikusan betölti a rendszer a NAV online számla rendszerből és e-mail értesítést küld számodra
- vagy feltöltöd az elektronikus számla XML mellékletét
- vagy feltöltöd a szolgáltatótól kapott CSV, Excel, XML fájlt, ami tartalmazza a havi forgalmat
- vagy Te magad lekérdezed a NAV Online Számla rendszeréből a számlát amikor fel szeretnéd dolgozni a költségeket
Minden esetben a számla tételei, automatikusan bekerülnek a rendszeredbe, nem kell semmit manuálisan rögzítéssel bevinni. Ez nagyon fontos, mivel egy telefonszámla akár 1000-1500 sorból is állhat, ezt nem lenne jó ötlet egyesével rögzíteni.
2.) Számla feldolgozása
A számlafeldolgozás folyamatát úgy alakítottuk ki, hogy minden lényeges pontot külön megtekinthess nem egy átláthatatlan maszlagot fogsz látni a telefonszámládból, hanem jól strukturáltan, szolgáltatás kategóriák szerinti bontásban fogod tudni megnézni a havi költségeidet, külön dolgozói csoportokra, de akár hívószámokra szűrve is. Jól elkülönülnek a különböző szolgáltatás csoportok így azonnal látni fogod ki és milyen mértékben használta a telefont olyan szolgáltatásra ami nem céges költség volt.
A számlafeldolgozás egy folyamat mit az erre kijelölt kolléga fog a rendszerben elvégezni. A program végig vezeti, döntéseket csak a Telefonhasználati Szabályzat alapján kell hozni azt is csak akkor, ha nem egyértelműen eldönthető a kiszámlázott költség sorsa. Például ha a szabályzatodban az szerepel, hogy az Adomány jellegű emeltdíjas hívásokat a dolgozó fizeti (ami valljuk be, nem céges költség még karácsonykor sem) akkor a rendszer erre nem fog külön rákérdezni.
A folyamat vége az, hogy elkészülnek a dolgozói magánhasználat számlái, amit rendszerbeállítástól függően vagy kiküldi a rendszer az érintettnek, vagy átadhatsz majd a bérszámfejtőnek, aki érvényesíti a levonást a fizetésből.
3.) Add át a könyvelődnek az adatokat
A számlafeldolgozási folyamat könyvelést érintő része a végeredmény, ami egy Főkönyvi feladás formájában egységes formában átadásra kerülhet a könyvelő felé.
Tartalmaz minden olyan adatot ami a könyvelés és bérszámfejtés oldaláról különösen fontos.
- Továbbszámlázás adatai
- Járulékok kiszámolva
- Bérből levonandó tételek dolgozónként
- Áfa kiszámolva, levonható - nem levonható részekre bontva
- Egyéb ráfordítások külön
A könyvelőd örülni fog, hogy ezeket nem nekik kell szétválogatni!
Az egész számlafeldolgozási művelet maximum 20 perc, ha nem volt semmi kérdéses tétel a számlán.
Ha van új hívószám, esetleg új kolléga, esetleg változtatni kell a szabályzaton akkor is 1-2 óra alatt elvégezhető ez a korábban csak napokban mérhető munkafolyamat.
Fontos látni, hogy a magánhasználat kiszámlázásának nem a kollégák megbüntetése a célja!
Az igazi költségmegtakarítást nem azért fogod elérni, mert kiszámlázod a szerencsejátékot, magánparkolást, adományt vagy digitális termékletöltést hanem azért, mert a dolgozóid megértik, hogy ez nem lehet a cég költsége, ezért vagy nem is fogják használni ezeket a szolgáltatásokat vagy ha használták, akkor természetes lesz számukra, hogy őket terheli ennek költsége!
Ha úgy gondolod szeretnél egy próbát tenni, keress meg minket.
Betöltjük az elmúlt 3 havi számládat, így látni fogod a kollégáid mire költik a cég pénzét a tudtod nélkül.
Kapcsolatfelvételhez kattints ide
Kapcsolódó cikkek
Kategória: Szabályozást érintő
A Telefonhasználati Szabályzat mindennek az alapja | A céges telefonok világában ez annyira fontos dokumentum, hogy nélküle nem is adhatnál hívószámot a [...]
Kategória: Szabályozást érintő
Mások ezeket olvasták még:
Dolgozói magánhasználat, ami akkor is van ha nincs! | A címben szereplő paradoxon a könyvelőknek egyértelmű, de a cégvezetők nem mindig tudják mit is jele [...]
Kategória: Szabályozást érintő
Kategorizálj! Mert mindig van eggyel jobb díjcsomag? | De mi az a kategorizálás? És miért kell erre odafigyelni díjcsomag váltás esetén? A szolgáltatók, eg [...]
Kategória: Flotta-Kontroll
Emelkedhetnek a távközlési díjak a különadó miatt | A kormány által beharangozott különadó érinti a távközlési szektort is. Bár a kormány azt hangoztatj [...]
Kategória: Hírek, aktualitások