Cégvezetőknek

Céges flotta kezelése úgy, ahogy mindigis szeretted volna!

Kevés olyan szolgáltatást veszel igénybe, ahol annyi csatornán folyik el a pénzed ellenőrizetlenül, mint a céges flotta esetében! Sajnos, ha nem fordítasz rá kellő figyelmet vagy nincs a cégnél egy kolléga aki tudja mit kell tenni, évekig fizethetsz olyan szolgáltatást amit vagy nem is használsz vagy már sokkal olcsóbban is hozzájutnál.
A költségeid legnagyobb része, ami megtakarítást eredményezhet az a dolgozói magánhasználat. Ez az a része a telefonszámládnak, ami egyértelműen nem a cég érdekében történő telefonhasználat, ezt jogszerűen továbbszámlázhatod a felhasználónak csökkentve ezzel a forgalom típusú igénybe vett szolgáltatások költségeit és a használat után fizetendő járulékot.
Miért nem számlázod ki a dolgozói magánhasználatot?
Általában azért mert nem tudod, hogyan kellene, illetve nincs kapacitásod a szolgáltatói számla összetettsége miatt szétválogatni a magán és céges hívásokat. Jó hírem van, ezt nem is kell megtenned! Ezt elvégzi helyetted a Flotta-Kontroll rendszer. Ezzel az egy lépéssel 30+% megtakarítást tudsz elérni, de van még ezen kívül más lehetőség is a telefonszámla csökkentésére.

Evidenciaként kezeljük, hogy minden cégben kötelezően lennie kell egy nyilvántartásnak a hívószámokról. Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy a cég naprakészen tudja mikor, melyik szolgáltató mit fog kiszámlázni, melyik szerződés mikor jár le, mikor mondható fel és melyik céges telefont melyik alkalmazott használja. Önmagában csak a nyilvántartás használata és precíz naprakészen tartása is megtakarítást eredményez, de a rendszerünk használatával itt sokkal többről van szó.

Így működik a Flotta-Kontroll

Egyszerű, szabályos, átlátható, költséghatékony! Az alábbiakban megmutatjuk mely pontokon folyik el a pénzed a telefonszámládon keresztül. Elsőre ijesztőnek tűnik a lista, de ne aggódj a Flotta-Kontrollal gyerekjáték lesz ennek kezelése. Egy olyan rendszert kapsz tőlünk ami már az első hónapban hozza a pénzt!
Kapcsolatfelvétel 

1.) Telefonhasználati szabályzat

Automatizált számlafeldolgozás a Telefonhasználati szabályzatnak megfelelően.


Minden cégben lennie kell egy telefonhasználati szabályzatnak! Ha nincs ilyen, a rendszerünk használatbavételével kötelezően lesz! A szabályzat írja elő, ki milyen feltételekkel használja a céges telefonokat, melyik részeit számlázza tovább a végfelhasználó felé és melyik részét tekinti az előfizető a saját költségének. Ez az alapja mindennek. Mivel a telefonszámlák több száz vagy több ezer sorból álló ákombákom jellegű tételsorai manuálisan nehezen feldolgozható katyvaszt alkotnak, ezért a legtöbb cégnél esély sincs rá, hogy az igénybe vett szolgáltatásokról naprakész riportok álljanak rendelkezésre. Emiatt sok előfizetőnél a Telefonhasználati szabályzat is úgy szól, hogy a cég minden költséget és járulékot fizet, csak ne kelljen szétbogozni az óriási, több oldalas, értelmezhetetlen szolgáltatói számlát.

2.) Flottakezelés

Al-flottákba kell rendezni a hívószámokat!


Az előfizetők úgy gondolják, hogy egy céges flottájuk van. Azonban ez nem így van! A teljes céges flotta, minden esetben kisebb al-flottákra bontható. Ezek az al-flották eltérő felhasználói szokásokkal rendelkeznek, eltérően kezelhető a juttatási-rendszerük és továbbszámlázásuk is. A felhasznált szolgáltatások, az al-flottában található telefonszámok szolgáltatásai optimalizálhatóak. Minden cégnél van egy és csakis egy Előfizetői flotta, ez tartalmazza azokat a hívószámokat, amelyek nem köthetőek sem dolgozóhoz, sem külsős munkavállalóhoz vagy partnerhez. Általában van egy vagy több Dolgozói flotta, ezekben a cég munkaszerződéses alkalmazottai vannak, akik a telefonszolgáltatásokat részben céges, részben magáncélokra használják. A dolgozói csoportok juttatásai különböznek, ezért kell több dolgozói flottát alkotni. Lehet az előfizető cég/szervezet nevén olyan hívószám, amelyet nem az előfizető vagy dolgozói használnak és költségei sem lehet a cég költsége, ezek a Business vagy Nonprofit flották.

3.) Továbbszámlázás

Ez egyszerűbb mint gondolnád! Számlázz tovább minden olyan tételt, amit a szabályzatodban foglaltak alapján megtehetsz.

Azokat a költségeket, amelyek egyértelműen nem a céges használatból származnak tovább kell számlázni. Ezek leggyakrabban a szerencsejáték, magánparkolás, adományvonal, emeltdíjas sms és hanghívások, külföldi magánhasználat, magán rendszámos autópálya matrica, digitális letöltés GooglePlay és APPstore vásárlás, prepaid feltöltés, eseti szolgáltatások igénybevétele, netbővítő csomagok, jogszabályban elismert vélelmezett magánhasználat. Az al-flottákba rendezéssel és az automatikus számlafeldolgozással mindezt úgy teheted meg, hogy minden igénybe vett szolgáltatás csak az előre beállított mértékben kerül kiszámlázásra. Megteheted azt, hogy a Vezetői al-flottában a szerencsejátékon és adományvonalon kívül minden mást elismersz céges költségnek, vagy akár a teljes számlatartalmat is, míg egy másik al-flottába tartózó hívószámnál csak a belföldi mobilforgalom lehet céges minden más magán költség lesz. Miért lehet ezt automatizálni? Mert a Telefonhasználati szabályzatod alapján készítjük el a nyilvántartásod egyedi paraméterezését, amiben pontosan le van írva melyik végfelhasználói csoportnak milyen juttatást adsz. Egyszer kell beállítani és utána néhány kattintás lesz a több száz magánhasználati számlád elkészítése. Már néhány végfelhasználó esetén is manuálisan ez igen nehézkes művelet. De jó hír, hogy ez automatizálható.

4.) Áfa és Járulékfizetés

Nem minden járulékköteles ami annak látszik!


Minden valószínűség szerint részletes nyilvántartás nélkül az eddigi gyakorlat Nálad is az volt, ami a legtöbb cégnél. A könyvelőd a kapott szolgáltatói számla számlaösszesítője alapján könyvelte a költségeket. A 80/20 szabály alapján kiszámolta a járulékot és 30/70 szabály alapján a le(nem)vonható áfát. Ezzel alapból elbuktad az áfa 30%-át és járulékot fizettél még azokra a tételekre is, amik kimutathatóan nem a Te költségeid. A könyvelőd nagyon helyesen járt el eddig is, mert nyilvántartás hiányában ennek a kútba esett résznek a megőrzése nem valósulhatott volna meg. Ezzel szemben mi azt állítjuk, hogy minden cégnél van olyan igénybe vett szolgáltatás, aminek az áfa tartalma levonásba helyezhető, ha részletesen nyilvántartjuk. Nem minden járulékköteles ami annak látszik. A továbbszámlázással megnyert rész pedig magáért beszél.

5.) Flottaköltségek

Számlázd ki a felmerült flottaköltségeidet.

Felmerülhetnek olyan költségek, amelyek nem a szolgáltatói számládban mutathatóak ki, hanem közvetlenül nálad keletkeznek, kártyacsere, postaköltség, kötbér egy hívószámra amit el akar vinni egy régi dolgozó stb. Dolgozói családi kártyák vagy külsős partnerek esetében a kedvező céges tarifa mellett jelentős adminisztrációs költséged lehet, amit a rendszered automatikusan hozzászámolhat. Egy külsős kollégának párszáz forintos adminisztrációs díj mellett is nagyon megéri, hiszen magánszemélyként soha nem kaphatna a Te céges tarifádhoz hasonlót. Ezeket mind kiszámlázhatod egyszerűen, hozzárakhatod az amúgy is továbbszámlázott tételekhez.

6.) Felhasználói mentalitás

Tartasd be a szabályzatban leírtakat!


A dolgozóid egy része úgy használja a céges telefont, mintha minden ingyen lenne. Pusztán az, ha a Telefonhasználati szabályzatodat frissíted azzal, hogy az igazoltan nem céges forgalom kiszámlázásra kerül és ezt ténylegesen ki is számlázod, azt fogja eredményezni, hogy csökkenni fog a telefonszámlád, mert a kollégák megértik, hogy nem turkálhatnak a cég kasszájában felügyelet nélkül.

7.) Szolgáltatás statisztika

Az átláthatatlan lista, amit a neked kiszámlázott szolgáltatások jelentenek, a nyilvántartó-rendszeredben egy jól strukturált, átlátható szolgáltatáslistába fordítjuk át, ahol mindent a megfelelő fő- és alkategóriákba sorolva látsz majd. Pontosan látod melyik szolgáltatástípusra mennyit költöttél éves és havi szinten egyben, al-flottánként vagy akár végfelhasználónként. Ez a statisztika fog abban segíteni, hogy a megfelelő módon optimalizáld az egyes csoportjaid szolgáltatásait. Amikor az irodai al-flotta nagy része home officeban van és az irodában a wifit is Te fizeted, akkor miért van az irodisták felének korlátlan net a telefonján, amikor csak a munkába menet nincsenek wifi közelben a dolgozó? A választ a következő pontban találod meg!

8.) Szolgáltatói kedvezmények

Mindig van egyel jobb díjcsomag!


Az üzletkötő pénzből él és a szolgáltató nem szeretetszolgálat! Amikor úgy érzed túl sok a telefonszámlád, megpróbálsz egy kedvezőbb díjcsomagra ajánlatot kérni. A szolgáltató mindent megtesz majd, hogy a legmegfelelőbb ajánlatot kapd. A saját statisztikád és kimutatásaid fognak segíteni abban, hogy ez tényleg így legyen. Ha nem tudod, mit szeretnél kérni a szolgáltatótól, akkor azt fogod kapni amit ő akar adni. Mert a szolgáltatót nem az érdekli, hogy mit használsz hanem, hogy mit fizetsz. De ebből a listából is láthatod, hogy nem egy jobb díjcsomag az egyetlen lehetőség a költségoptimalizálásra. Ne fogadd el feltétlenül, a szolgáltató ajánlatát! Nézd át a statisztikádat mielőtt aláírsz egy újabb keretszerződést.

9.) Nem használt hívószámok és lejárt hűségek

A legdrágább szolgáltatás az amit nem használsz.

Minden hónapban pontos kimutatásod lesz arról, hogy mennyi hívószám van a fiókban, ami egy új kollégára vár. Tudtad, hogy a felfüggesztésnek is van havidíja? Ettől még durvább, hogy a szolgáltató a felfüggesztési díjat járulékköteles TESZOR alá sorolja, mintha a nem használatnak lenne magánhasználati része, szóval még járulékot is fizetsz utána. Jól olvasod! Azért fizetsz magánhasználati járulékot, mert azt kérted a szolgáltatótól, hogy ne lehessen, nem hogy magán, de semmilyen hívást indítani a hívószámról!

10.) Ráfordított munkaidő

Az idő pénz és még ezt a pénzt is Te fizeted!


Ha eddig is volt telefon-nyilvántartásod és esetleg az itt felsoroltak közül megpróbáltál néhányat megvalósítani, akkor azt tapasztaltad, hogy egy kolléga havonta több napig csak a telefonköltségeket bogozgatta, ki- mit- mikor- hová telefonált, mit kell és mit lehet kiszámlázni, egyeztet a végfelhasználóval és öt excelben nyilvántart. Pedig a munkájának jelentős része automatizálható lenne! Egy kolléga maximum egy napja, de ha nincs változás a flottádban akkor 20 perce lesz havonta az egész művelet, betöltéssel, feldolgozással, kiszámlázással együtt. Akkor is, ha több száz hívószámod van.