Magánhasználat kiszámlázása 3 egyszerű lépésben

Update: 2022-05-01 06:43:28

Éves szinten egy cégnél a magánhasználat többszázezer, de flotta mérettől függően, akár a több millió forintot is elérheti. A legtöbb cég azért nem számlázza tovább ezt a bizonyíthatóan nem céges ügyben elkötött, kútba dobott, összeget mert nem tudják, hogyan kezdjenek neki. Túl sok időbe telne egy kollégának hónapról-hónapra ellenőrizni és szétválogatni a telefonszámla tételeit. A ráfordított munkaidő megtérülését bizonytalannak látják, nem tudják mit nyernek vagy veszítenek vele. Ezért inkább elfogadják ezt egy járulékos veszteségnek.

Amikor a Flotta-Kontroll rendszerbe betöltjük egy cég 2-3 havi telefonszámláját, a cégvezetés megdöbbenve tapasztalja, hogy a magánhasználat milyen jelentős részét teszi ki a telefonszámlájának.

A helyzet a cég szempontjából egyre csak rosszabb lesz!
Ahogy a technológia fejlődik évről-évre jelennek meg az újabb és újabb mobilhálózaton keresztül igénybe vehető szolgáltatások, melyek havi vagy eseti díjait a telefonszámlában érvényesíti a szolgáltató.  

A céges telefon nem ajándék! Erről már korábban is írtunk. A nulladik lépés a károk enyhítésében a Telefonhasználati Szabályzat megalkotása és a dolgozókkal történő betartatása!

A Flotta-Kontroll rendszerrel három egyszerű lépésben megteheted ezt. A rendszer használatbavétele után egy erre kijelölt kollégának tényleg csupán havi 1-2 óra munkába telik a teljes cég telefonhasználatának feldolgozása.

 

1.) Töltsd be a telefonszámládat a Flotta-Kontroll rendszerbe

Ez többféleképpen történhet:
 - automatikusan betölti a rendszer a NAV online számla rendszerből és e-mail értesítést küld számodra
 - vagy feltöltöd az elektronikus számla XML mellékletét
 - vagy feltöltöd a szolgáltatótól kapott CSV, Excel, XML fájlt, ami tartalmazza a havi forgalmat
 - vagy Te magad lekérdezed a NAV Online Számla rendszeréből a számlát amikor fel szeretnéd dolgozni a költségeket

Minden esetben a számla tételei, automatikusan bekerülnek a rendszeredbe, nem kell semmit manuálisan rögzítéssel bevinni. Ez nagyon fontos, mivel egy telefonszámla akár 1000-1500 sorból is állhat, ezt nem lenne jó ötlet egyesével rögzíteni.

2.) Számla feldolgozása

A számlafeldolgozás folyamatát úgy alakítottuk ki, hogy minden lényeges pontot külön megtekinthess nem egy átláthatatlan maszlagot fogsz látni a telefonszámládból, hanem jól strukturáltan, szolgáltatás kategóriák szerinti bontásban fogod tudni megnézni a havi költségeidet, külön dolgozói csoportokra, de akár hívószámokra szűrve is. Jól elkülönülnek a különböző szolgáltatás csoportok így azonnal látni fogod ki és milyen mértékben használta a telefont olyan szolgáltatásra ami nem céges költség volt.
A számlafeldolgozás egy folyamat mit az erre kijelölt kolléga fog a rendszerben elvégezni. A program végig vezeti, döntéseket csak a Telefonhasználati Szabályzat alapján kell hozni azt is csak akkor, ha nem egyértelműen eldönthető a kiszámlázott költség sorsa. Például ha a szabályzatodban az szerepel, hogy az Adomány jellegű emeltdíjas hívásokat a dolgozó fizeti (ami valljuk be, nem céges költség még karácsonykor sem) akkor a rendszer erre nem fog külön rákérdezni.
A folyamat vége az, hogy elkészülnek a dolgozói magánhasználat számlái, amit rendszerbeállítástól függően vagy kiküldi a rendszer az érintettnek, vagy átadhatsz majd a bérszámfejtőnek, aki érvényesíti a levonást a fizetésből.

3.) Add át a könyvelődnek az adatokat

A számlafeldolgozási folyamat könyvelést érintő része a végeredmény, ami egy Főkönyvi feladás formájában egységes formában átadásra kerülhet a könyvelő felé.
Tartalmaz minden olyan adatot ami a könyvelés és bérszámfejtés oldaláról különösen fontos.
 - Továbbszámlázás adatai
 - Járulékok kiszámolva
 - Bérből levonandó tételek dolgozónként
 - Áfa kiszámolva, levonható - nem levonható részekre bontva
 - Egyéb ráfordítások külön
A könyvelőd örülni fog, hogy ezeket nem nekik kell szétválogatni!

Az egész számlafeldolgozási művelet maximum 20 perc, ha nem volt semmi kérdéses tétel a számlán.
Ha van új hívószám, esetleg új kolléga, esetleg változtatni kell a szabályzaton akkor is 1-2 óra alatt elvégezhető ez a korábban csak napokban mérhető munkafolyamat. 

Fontos látni, hogy a magánhasználat kiszámlázásának nem a kollégák megbüntetése a célja!
Az igazi költségmegtakarítást nem azért fogod elérni, mert kiszámlázod a szerencsejátékot, magánparkolást, adományt vagy digitális termékletöltést hanem azért, mert a dolgozóid megértik, hogy ez nem lehet a cég költsége, ezért vagy nem is fogják használni ezeket a szolgáltatásokat vagy ha használták, akkor természetes lesz számukra, hogy őket terheli ennek költsége!

Ha úgy gondolod szeretnél egy próbát tenni, keress meg minket.
Betöltjük az elmúlt 3 havi számládat, így látni fogod a kollégáid mire költik a cég pénzét a tudtod nélkül.

Kapcsolatfelvételhez kattints ide

 

 


Kapcsolódó cikkek


A céges telefon nem ajándék! Célja van, méghozzá üzleti! | Az alkalmazottaid egy része úgy gondolja, hogy a céges telefon egy korlátlan juttatás, amit saját be [...]

Kategória: Szabályozást érintő


A Telefonhasználati Szabályzat mindennek az alapja | A céges telefonok világában ez annyira fontos dokumentum, hogy nélküle nem is adhatnál hívószámot a [...]

Kategória: Szabályozást érintő



Mások ezeket olvasták még:


Emelkedhetnek a távközlési díjak a különadó miatt | A kormány által beharangozott különadó érinti a távközlési szektort is. Bár a kormány azt hangoztatj [...]

Kategória: Hírek, aktualitások


Az új EU-s szabályozás miatt átalakulhat a céges mobilnet forgalmad is | Az Európai Elektronikus Hírközlési Szabályozók Testülete (BEREC) döntést hozott a szolgáltatók által [...]

Kategória: Hírek, aktualitások


Kérek egy céges flottát! - Kettő lett, maradhat? | A legtöbb cégvezető úgy gondolja, hogy egy céges flottája van. Mire a cikket elolvasod megérted, Nek [...]

Kategória: Flotta-Kontroll


ARCHÍVUM

FLOTTA BLOG

A Flotta Blogon a céges mobiltelefonokkal kapcsolatos cikkeket olvashatsz. Vannak olyan témák amelyek egészen egyértelműek és vannak olyanok amelyekről még a szakértők is eltérően vélekednek. Bár minden témának igyekszünk legjobb tudásunk szerint utánajárni előfordulhat, hogy találkozol az itt leírtaktól eltérő állásponttal. Mielőtt alkalmazol egy jogszabályt alaposan utána kell járnod az rád, a Te cégedre milyen formában vonatkozik. A blogban leírtak nem irányadóak, csupán a szerzők álláspontját tükrözik.