A céges telefon nem ajándék! Célja van, méghozzá üzleti!

Update: 2022-04-20 06:25:45

A Telefonhasználati Szabályzatod akkor éri el célját, ha be is tudod tartani! Sok cégnél nincs ilyen szabályzat, pedig ha dolgozói telefon van akkor szabályzatnak is lennie kell! Nem kell nagy dologra gondolnod, találsz a neten sablont hozzá, amit kiegészítesz a saját szabályaiddal és kész. Nincs meghatározott formátuma és nem kell aláíratni vagy elfogadtatni a dolgozóval. Ha változik csupán közzé kell tenni, azaz értesíteni kell a dolgozókat arról, hogy mi a változás. Magyarul azt kell csak elérni, hogy a dolgozó tisztában legyen vele, hogy milyen feltételekkel használhatja a céges telefonját.

Mire figyelj a Szabályzat kialakításakor?

A legtöbb probléma abból adódik, hogy a telefonnal ma már nem csak hívást indítani lehet, hanem egyéb szolgáltatásokat is igénybe lehet venni, esetenként olyat aminek köze sincs az üzleti tevékenységedhez. A másik problémát az jelenti, hogy a szolgáltatók több száz vagy több ezer soros számlát küldenek, amiből nagyon nehéz kihámozni melyik felhasználó generált az üzletmenethez nem kapcsolódó költségeket.
Ezek a költségek általában a következők:
 - Magáncélú hanghívások
 - Parkolás, úthasználat magángépjárművel
 - Adományvonal felhívása
 - Szerencsejáték szolgáltatás
 - GooglePlay, APP Store Digitális vásárlás  
 - Prepaid feltöltés
 - Emelt díjas hang vagy sms szolgáltatások
 - Eseti Netbővítő csomagok aktiválása
 - Külföldi magánhasználat

A mobil telefonnal elérhető szolgáltatások köre folyamatosan nő és biztos lehetsz benne, ha nem szabályozod a felhasználást lesz olyan dolgozód, aki esetenként vagy folyamatosan igénybe veszi ezeket. A könyvelőd a haját tépi mert ezeket a költségeket nem lehet beilleszteni sehova! Egyéb ráfordított költség lesz belőle ami, hát finoman szólva semmilyen módon nem kapcsolódik az üzletmenethez.

A szabályzatodat úgy alakítsd ki, hogy a felhasználó tisztában legyen vele, hogy ezeket a költségeket neki kell fizetnie. Cégen belül több csoportot alakíts ki és a különböző csoportokban legyen eltérő a juttatás. Egy vezető beosztású munkatárs esetében elfogadható a külföldi telefonhasználat, az áruszállító sofőr telefonján szükséges lehet a mobil parkolás és úthasználat szolgáltatás igénybevétele. Ezért a különböző csoportokban különböző feltételeket szabhatsz.

Számlázd tovább a magánhasználatot!

 A szabályzat célja nem a korlátozás vagy megbüntetés. Az igazi cél az, hogy a céges telefont elsősorban arra használják a dolgozók amire való, üzleti kapcsolattartásra az ügyfelekkel és kollégákkal. Azért adsz egy számot a dolgozónak, hogy Te el tudd érni, ha szükséges és, hogy Ő tudjon telefonálni a munkájához kapcsolódó ügyekben! Ez legyen az elsődleges cél!
Ha következetesen kiszámlázol minden mást ami nem az üzleti felhasználásból eredő költség akkor a kollégák is megtanulják, hogy csak akkor szerencsejátékoznak a telefonon, ha vállalják ennek költségeit.
Pusztán azzal, hogy kiszámlázod az egyértelmű magánhasználatot, azt fogod elérni, hogy csökkeni fog a céges telefonszámlád!
De ki fogja ezt szétválogatni a több ezer soros szolgáltatói számlában? Erre való a Flotta-Kontroll!

Flotta-Kontrollal gyerekjáték!

Lehet, hogy volt eddig is Telefonhasználati Szabályzatod, de azért nem tudtad következetesen betartani, mert lehetetlen feldolgozni manuálisan a szolgáltatói számlát. A Flotta-Kontroll rendszer pofonegyszerűen működik. Automatikusan betöltheted a szolgáltatói számlát a NAV rendszeréből vagy az elektronikus számla XML mellékletéből, de akár CSV fájlból is. Ezután a rendszer az előre megadott paraméterek alapján szétválogatja a számlatételeket és a számlafeldolgozás folyamatában megmutatja, hogy a szabályzatodnak megfelelően kinek mit kell kiszámláznod. Ha megfelelőnek találod az eredményt egyetlen kattintással véglegesíted a több száz dolgozói magánhasználatról szóló számlát. Innen a rendszer teljesen automatikusan számláz, beküldi a NAV-hoz, ha szükséges kiküldi e-mailben.
A könyveléshez pedig összeállít egy főkönyvi feladást ami tartalmaz minden adatot összesítve, amire a könyvelődnek szüksége lesz.

Soha nem volt még ilyen egyszerű a dolgozói magánhasználat kezelése mint a Flotta-Kontrollal!

Ha szeretnéd Te is használni a Flotta-Kontrollt, vagy további információra van szükséged, keress minket az elérhetőségeinken!


Kapcsolódó cikkek


Dolgozói magánhasználat, ami akkor is van ha nincs! | A címben szereplő paradoxon a könyvelőknek egyértelmű, de a cégvezetők nem mindig tudják mit is jele [...]

Kategória: Szabályozást érintő


A Telefonhasználati Szabályzat mindennek az alapja | A céges telefonok világában ez annyira fontos dokumentum, hogy nélküle nem is adhatnál hívószámot a [...]

Kategória: Szabályozást érintő



Mások ezeket olvasták még:


Dolgozói magánhasználat, ami akkor is van ha nincs! | A címben szereplő paradoxon a könyvelőknek egyértelmű, de a cégvezetők nem mindig tudják mit is jele [...]

Kategória: Szabályozást érintő


Az új EU-s szabályozás miatt átalakulhat a céges mobilnet forgalmad is | Az Európai Elektronikus Hírközlési Szabályozók Testülete (BEREC) döntést hozott a szolgáltatók által [...]

Kategória: Hírek, aktualitások


A Telefonhasználati Szabályzat mindennek az alapja | A céges telefonok világában ez annyira fontos dokumentum, hogy nélküle nem is adhatnál hívószámot a [...]

Kategória: Szabályozást érintő


ARCHÍVUM

FLOTTA BLOG

A Flotta Blogon a céges mobiltelefonokkal kapcsolatos cikkeket olvashatsz. Vannak olyan témák amelyek egészen egyértelműek és vannak olyanok amelyekről még a szakértők is eltérően vélekednek. Bár minden témának igyekszünk legjobb tudásunk szerint utánajárni előfordulhat, hogy találkozol az itt leírtaktól eltérő állásponttal. Mielőtt alkalmazol egy jogszabályt alaposan utána kell járnod az rád, a Te cégedre milyen formában vonatkozik. A blogban leírtak nem irányadóak, csupán a szerzők álláspontját tükrözik.