A Telefonhasználati Szabályzat mindennek az alapja

Update: 2022-03-15 09:38:22

Fontos érteni, hogy a céges telefonszámok tekintetében kétféle flotta létezik.
1.) A munkáltató az előfizető, aki add egy hívószámot a dolgozónak
2.) A dolgozó az előfizető és a munkáltató csak egy engedélyt ad a céges díjcsomagba való belépéshez

A két eset alapvetően a hívószámok tulajdonjogában különbözik.
Míg az első esetben a vállalkozás a tulajdonos, őt terheli minden fizetési kötelezettség, ő kapja a számlát, addig a másodikban ugyanez a magánszemélyre hárul (mármint a számlafizetés kötelezettsége)

A Telefonhasználati Szabályzat célja, hogy meghatározza a szervezet vezetékes- és mobiltelefonjainak használati módját és feltételeit.
A második esetben is lehet valamilyen szabályzat, de ott leginkább csak a céges díjcsomag használatának feltételeiről kell, hogy szóljon. Ezért mi itt inkább azt az esetet vesszük alapul amikor a cég az előfizető, azaz a saját hívószámait adja ki használatra a dolgozónak.

Ennek a dokumentumnak nincs egységes formátuma, cégenként eltérő a tartalma, ezért kialakításánál azt kell figyelembe venni, hogy mit szeretne a cég elérni ezzel. Amikor a szabályzat alapjait lefekteted két területtel biztosan egyeztetned kell. Az egyik a könyvelés a másik a jogi háttér.

Ebben a dokumentumod, fogod leírni a céges kártyát használó munkatársak részére, milyen feltételekkel használhatják a céges hívószámot.
A szabályzat megalkotásához az alábbi kérdéseket biztosan át kell majd gondolnod:

 - Ki kaphat céges telefonszámot
 - Fizeti-e a cég a teljes telefonköltséget
 - A magánhasználatot fizetnie kell-e a dolgozónak
 - Ha igen, akkor milyen mértékben kell azt fizetnie
 - Beszédalapú és Internet használat részletezése, mit vállal a dolgozó és mit vállal a cég
 - Egyéb hang és nem hangalapú szolgáltatások részletezése
 - Ha van költségkeret, annak mértékét és hogy mely szolgáltatások tartoznak bele
 - A magánhasználat megfizetésének módját tehát azt, hogy a dolgozónak hogyan kell rendeznie a reá eső részt
 - Gyakori a hierarchia alapú megosztás, ahol az egyes munkakörökben más költségtérítés van
 - Fel kell készülnöd a mobilvásárlásra, amit biztosan nem szeretnék fizetni, szerencsejáték, magánparkolás és útdíj, egyéb digitális termékvásárlás
 - Jó ha gondolsz az emeltdíjas hívásokra roaming, tudakozó, adományvonal ... stb
 - Külső flottatagok használati feltételei (dolgozói családtagok a flottában vagy partner cégek)

Ha teheted, alakíts ki több flottát a nagy céges flottán belül, így könnyen fogod tudni kezelni a szervezeten belüli eltérően szabályozott csoportokat.

A legtöbb cég ma azt választja, hogy a telefonköltségek után megfizeti az adókat és járulékokat, a dolgozóval pedig nem fizettet magánhasználatot. Kétségkívül ez a legegyszerűbb megoldás, de egyben ez a legköltségesebb is. Ráadásul a forgalom nyilvántartása nélkül még azt sem fogod tudni, hogy pontosan milyen többlet költséget okoznak a dolgozók az különböző nem cégügyekben használt szolgáltatásokkal. Legtöbben azért választják ezt, mert a telefonszámla dolgozói hívószámokra történő szétbontása aránytalanul sok munkával járna.

Ezt felismerve készítettük el a Flotta-Kontroll alkalmazást, amivel nem csak nyilvántarthatod flotta és dolgozó szinten a költségeket, hanem igény szerint tovább is számlázhatod néhány kattintással.

Amennyiben úgy döntesz, hogy a használat egy részét vagy bizonyos szolgáltatások teljes egészét vagy a számla teljes egészét (ilyen is van például a dolgozói családtagok felé) továbbszámlázod jelentős költségmegtakarítást érhetsz el. Ennek elsősorban nem az a célja, hogy a dolgozóval fizetteted meg a telefonhasználatot hanem az, hogy a dolgozóval a kifejezetten magáncélú használatot fizettesd meg, azokat a tételeket amelyek nem a céges ügyekben történő telefonhasználat miatt keletkeztek.
Ez a szolgáltatáslistából nagyon könnyen leszűrhető. 

A Flotta-nyilvántartásod és a Telefonhasználati Szabályzatod együtt sok nem várt költségtől fog megkímélni és jelentősen csökkenti a havi telefonszámládat!

Telefonhasználati Szabályzat nélkül nem tudod használni a szolgáltatásainkat! Ennek megléte feltétele a velünk való szerződésnek!
De ha nincs, ne aggódj! Ha velünk szeretnél szerződni, majd lesz!

 


Mások ezeket olvasták még:


Dolgozói magánhasználat, ami akkor is van ha nincs! | A címben szereplő paradoxon a könyvelőknek egyértelmű, de a cégvezetők nem mindig tudják mit is jele [...]

Kategória: Szabályozást érintő


Kérek egy céges flottát! - Kettő lett, maradhat? | A legtöbb cégvezető úgy gondolja, hogy egy céges flottája van. Mire a cikket elolvasod megérted, Nek [...]

Kategória: Flotta-Kontroll


Kategorizálj! Mert mindig van eggyel jobb díjcsomag? | De mi az a kategorizálás? És miért kell erre odafigyelni díjcsomag váltás esetén? A szolgáltatók, eg [...]

Kategória: Flotta-Kontroll


ARCHÍVUM

FLOTTA BLOG

A Flotta Blogon a céges mobiltelefonokkal kapcsolatos cikkeket olvashatsz. Vannak olyan témák amelyek egészen egyértelműek és vannak olyanok amelyekről még a szakértők is eltérően vélekednek. Bár minden témának igyekszünk legjobb tudásunk szerint utánajárni előfordulhat, hogy találkozol az itt leírtaktól eltérő állásponttal. Mielőtt alkalmazol egy jogszabályt alaposan utána kell járnod az rád, a Te cégedre milyen formában vonatkozik. A blogban leírtak nem irányadóak, csupán a szerzők álláspontját tükrözik.